4 consejos básicos para dar a conocer tu evento exitosamente

En una sociedad en la que prácticamente todo tiene un gran interés mediático es fácil imaginar la decisiva importancia que tienen los medios de comunicación en todas las áreas de nuestras vidas. El protocolo no se escapa de ello.

Aquellos con la responsabilidad de organizar actos en empresas e instituciones deben conocer con todo detalle todos los aspectos involucrados en el desarrollo de un evento y en la difusión del mismo.

Con frecuencia, las actividades que organicen tendrán una repercusión en los medios de comunicación: unas veces porque realmente tengan trascendencia social y relevancia informativa; y otras, porque careciendo de ella, los profesionales de esta disciplina sabrán qué hacer para que parezca que son interesantes desde un punto de vista noticioso. Al menos, para los lectores o la audiencia.

Pero la repercusión que tengan los eventos en los medios informativos no es lo único importante. Lo que realmente importa es que los medios de comunicación masiva se hagan eco de lo que quiere el organizador, convirtiéndose en un verdadero reto para el responsable a cargo de la ceremonia.

El profesional del protocolo debe estar consciente de que los actos que organiza posiblemente no solo vayan a ser vistos por las personas que físicamente acudan a ellos. Muchas veces hay que estar preparados para conocer los canales por los cuales un evento puede llegar a ser visto por miles, y hasta millones, de personas.

Para que la actividad se difunda correctamente es importante conocer cómo funcionan los medios, a qué público nos dirigimos y tener todo un plan de comunicación detrás de nuestro evento.

1. Un gabinete de comunicación es un aliado fundamental.

El gabinete de comunicación es el departamento de la compañía que crea, gestiona, difunde y analiza todas las acciones comunicativas internas y externas que se necesitan dar a conocer. Una de sus labores más destacadas es difundir la cultura empresarial o institucional a través de su identidad corporativa.

Los principales fines de un gabinete de comunicación son establecer estrategias de imagen, elaborar planes informativos y conseguir una relación de máxima armonía de su empresa con la sociedad en la que se inserta.

2. El plan de comunicación es tu mejor amigo.

A menudo, las empresas elaboran un plan de comunicación. Este es una herramienta de gestión de información que permite a la institución alcanzar objetivos específicos por medio de una metodología determinada.

Las organizaciones deben disponer de un plan de carácter general y otro específico para situaciones concretas. En otras palabras, se deben considerar una estrategia global de información y una de comunicación permanente. A pesar de que un plan de comunicación no soluciona problemas a fondo, este sirve para estar preparados en caso de errores.

Para elaborarlo es necesario tener en cuenta cuatro pasos:

1. Objetivos. Definidos con claridad y concisión.

2. Situación inicial. Conocer el lugar de donde partimos.

3. Metodología. De qué manera se alcanzarán las metas.

4. Evaluación. Analizar los aciertos y errores.

3. Seguridad, comunicación y protocolo, el triángulo primordial.

Existe un elemento importante a la hora de la organización de eventos: el triángulo conformado por los expertos en protocolo, los de los medios y la seguridad es indispensable para que el evento sea un éxito total.

El experto en protocolo organiza, el profesional de la comunicación difunde y el encargado de la seguridad se ocupa de que no surjan incidentes desagradables. Si estos tres departamentos no trabajan de forma coordinada, no estamos garantizando el éxito del acto.

4. La relación con los medios es esencial.

El trato a los periodistas se convierte en una constante esencial incluso luego de terminado el evento. Siempre es bueno mantener el contacto y entablar una relación profesional buena para que quieran seguir asistiendo a nuestros eventos. Esto se puede hacer de distintas formas, como atenderles bien en los eventos, programar actos rutinarios, no discriminar a ninguno de los medios, tener comidas de trabajo, entre otros.

Para mantener un vínculo con los medios de comunicación, también es importante tener notas de prensa, dossiers de prensa y ruedas de prensa cuando sea necesario.

Definitivamente el protocolo aplicado a los medios de comunicación nos muestra un área primordial al momento de organizar nuestros eventos. Es necesario tomar en cuenta que cada medio de comunicación trabaja distinto y que hay que estar preparados para todos. Pero lo más importante es siempre recordar que estos son los encargados de difundir la información sobre lo que sucedió en nuestra ceremonia, por lo que una trato agradable y una relación buena son esenciales.